Als we een dossier van jouw situatie aanleggen, dan registreren we ook bepaalde zaken: Veilig Thuis Groningen registreert jouw persoonsgegevens zoals naam, adres, geboortedatum en Burgerservicenummer (BSN) en van andere directbetrokkenen in het Veilig Thuis Groningen cliëntsysteem.
Privacy en geheimhouding
In jouw dossier staat dus ook informatie die Veilig Thuis Groningen heeft ontvangen of heeft verzameld. Het dossier bevat hierdoor privacygevoelige informatie. We gaan natuurlijk heel zorgvuldig om met deze gegevens. Onze medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht en deze gegevens zijn niet zomaar op te vragen of in te zien door derden.
Jouw recht op inzage en een afschrift
Jij hebt recht op inzage in de gegevens die over jou zijn opgenomen in het dossier. Dat geldt ook voor de andere directbetrokkenen. Het recht op inzage betekent ook dat de betrokkene, als hij/zij daar om vraagt, recht heeft op een afschrift (kopie) van de gegevens die hij/zij mag inzien. Niet zomaar het hele dossier:
De directbetrokkene is degene van wie de persoonsgegevens die zijn vastgelegd in een dossier. Vaak zal het dan gaan om een of meer leden van het gezin. Omdat Veilig Thuis Groningen werkt met één dossier per situatie hebben er vaak meer personen rechten op inzage van dit dossier. Dat zijn bijvoorbeeld de pleger, het slachtoffer en de getuige. Zij kunnen geen rechten uitoefenen op het hele dossier maar alléén op die gegevens die op henzelf betrekking hebben.
Veilig Thuis Groningen kan het recht op inzage en afschrift beperken of weigeren als privacybelangen van een derde persoon daardoor in gevaar komt of als we onze taak niet goed kunnen uitoefenen hierdoor.
Je kunt het formulier Inzage hier downloaden. Vul het in, en mail dit naar info@veiligthuisgroningen.nl met als onderwerp inzage/afschrift dossier en t.a.v. Secretariaat Veilig Thuis. Per post kan ook, onze contactgegevens vind je hier.
De stukken die je hebt opgevraagd kun je ophalen op het kantoor van Veilig Thuis Groningen. Bij het afhalen dien jij je te legitimeren.
Fout gezien? Je hebt recht op correctie
Het kan voorkomen dat je bij het inzien van jouw gegevens opmerkt dat er zaken feitelijk niet juist zijn. Of dat de gegevens niet volledig zijn (gelet op het doel waarvoor ze bewaard worden). Het kan ook zijn dat je vindt dat deze gegevens niet ter zake dienend zijn, niet relevant zijn. Je kunt in dit soort gevallen Veilig Thuis Groningen vragen deze gegevens te verbeteren, te verwijderen of af te schermen. Dat heet het recht op correctie. Het geldt ook voor andere betrokkenen die hun gegevens inzien.
Je kan dit recht van correctie ook uitoefenen als je vindt dat Veilig Thuis Groningen bij de dossiervorming in strijd handelt met de wet. We reageren uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van je verzoek. We doen dit schriftelijk en met een motivatie waarin we onze beslissing uitleggen. Je kunt ook dan weer mailen of schrijven.
Jouw recht op een eigen verklaring
Ben je het niet eens met gegevens die over je in het dossier zijn opgenomen, dan kan je ook aan Veilig Thuis Groningen vragen om jouw eigen verklaring hierover aan het dossier toe te voegen. Zodat duidelijk is dat en waarom je het met bepaalde gegevens in het dossier niet eens bent. Deze eigen verklaring voegt Veilig Thuis Groningen toe aan het dossier. Ook de andere directbetrokkenen hebben dat recht.
Recht op vernietiging
Een directbetrokkene heeft het recht om Veilig Thuis Groningen te vragen om de gegevens die op hem/haar betrekking hebben te vernietigen. Dat geldt dus ook voor jou. Wij vernietigen deze gegevens binnen 3 maanden na ontvangst van dit verzoek, tenzij het bewaren van de gegevens van ‘aanmerkelijk belang’ kan zijn voor een ander dan de degene die het verzoek heeft ingediend. Vaak zal een verzoek om vernietiging door Veilig Thuis Groningen moeten worden geweigerd vanwege het aanmerkelijk belang van een ander lid van het gezin, of van mogelijke toekomstige slachtoffers van geweld. Bijvoorbeeld omdat Veilig Thuis Groningen over de gegevens wenst te beschikken in geval van een nieuwe melding of om de toeleiding naar de hulp te kunnen volgen óf om een kind of een partner tegen toekomstig geweld te beschermen. Dit leggen we altijd uit.
Vernietiging als de melding niet is bevestigd
Een verzoek om vernietiging moet Veilig Thuis Groningen in ieder geval opvolgen als door de uitkomst van het onderzoek door Veilig Thuis Groningen de inhoud van de melding wordt weerlegd. Ons onderzoek heeft dan de inhoud van de melding niet bevestigd.
In het contact dat we hebben met de betrokkenen (met jou bijvoorbeeld) over de uitkomsten van ons onderzoek, wijzen we op de mogelijkheid een verzoek om vernietiging van gegevens in te dienen. Wij reageren uiterlijk binnen een maand schriftelijk en gemotiveerd – met uitleg – op het verzoek. Wanneer een dossier vernietigd is en er komt een nieuwe melding binnen dan zal Veilig Thuis Groningen die melding opnieuw in behandeling nemen.
Je kunt je verzoek met dit formulier indienen. Als je het formulier hebt geprint en ingevuld, kun je dit mailen naar info@veiligthuisgroningen.nl met als onderwerp ‘verzoek vernietiging dossier’ t.n.v. secretariaat Veilig Thuis Groningen. Of je stuurt het per post. Hier vind je ons adres.
Veilig Thuis Register
De personen die als directbetrokkenen worden geregistreerd in het Veilig Thuis Systeem worden automatisch aangemeld in het Veilig Thuis Register. Dit register is bedoeld om direct vanuit het registratiesysteem van Veilig Thuis Groningen te zien is of en welke andere Veilig Thuis organisatie (andere regio) al bekend is of was met een gezin of persoon. Het register deelt alleen mee of iemand bekend is ergens. Er komt geen inhoudelijke informatie uit dit systeem naar voren. Veilig Thuis Groningen verwijdert aanmeldingen uit het register volgens de hiertoe geldende wettelijke regels.
Voor meer informatie over jouw rechten & privacy en de werkwijze van Veilig Thuis Groningen vind je in het Veilig Thuis Handelingsprotocol.
Bewaartermijn van dossiers volgens de wet
Voor dossiers die zijn aangelegd naar aanleiding van een melding geldt een wettelijke bewaartermijn van 20 jaar. Die 20 jaar is te rekenen vanaf het moment dat Veilig Thuis Groningen de gegevensverwerking over de melding heeft afgesloten.
De bewaartermijn kan ook worden verlengd als dat voor een zorgvuldige taakuitoefening van Veilig Thuis noodzakelijk is.
In het geval dat er meerdere dossiers over dezelfde perso(o)n(en) zijn, dan worden deze dossiers bewaard tot het verstrijken van de wettelijke bewaartermijn van het laatst aangemaakte dossier.
Je kunt de formulieren en verzoeken dus per mail (formulieren invullen en inscannen) en per post naar ons sturen.
Privacyreglement
De gegevens die wij vastleggen moeten goed beschermd worden want niet iedereen mag zomaar alles van je weten. De bescherming van persoonsgegevens is wettelijk geregeld en alle regels die gelden voor het inzien, corrigeren en bewaren van het dossier zijn vastgelegd in een privacyreglement. Die kun je hier inzien.
Klachten en/of vragen rondom het verwerken van jouw gegevens en jouw privacy
Bij voorkeur zien we dat er met de betrokken medewerker en/of diens leidinggevende het probleem samen wordt besproken. Leidt dit gesprek niet tot een oplossing, of wil je een dergelijk gesprek niet, dan kan je schriftelijk een klacht bij de functionaris gegevensbescherming indienen, deze functionaris zal de klacht in behandeling nemen en de diverse partijen horen om tot een goede en onafhankelijke oplossing te komen. Je kunt je klacht t.a.v. functionaris gegevensbescherming per post naar ons sturen of per e-mail naar fg@jbnoord.nl